何ごとも最初が肝心!これが私の仕事でいいスタートダッシュをするための準備

先月は新しい客先での勤務が始まり、生活に慣れるのに必死な一か月でした。

歳ですかね〜。通勤時間が長くなったり、朝早く出なくてはいけなくなったりすると、体がどうもついてこないです。。。
そんな話はさておき。。。
今日は久しぶりに新しいところでの勤務が始まった…ということで、私が良いスタートダッシュを切るためにどんな準備をしたのかご紹介したいと思います!

勤務先が変わることは様々な理由で起こると思います。
私みたいに派遣で働いている中で客先が変わる場合、メーカーで働いていれば部署の異動により変わる場合、または転職で変わる場合もあります。

私は転職で、そして今回は派遣先変更で…と、2回勤務先変更を経験しています。
その際、今回ご紹介する準備を実践した結果、自分的には良いスタートダッシュが切れたのではないか…と考えています。


もし皆様のご参考になれば幸いです。




働く前からできる準備



新しい勤務先で働く前にした準備をまずご紹介します。

新しい客先はどんな会社か
自分がこれから勤めようという会社のことを知らなければ話になりません。
今はインターネットで簡単に調べることができます。

私は下記のようなことを、初めて打合せする前から調べて準備していました。
特に有名な製品。自社の製品のことを話題にされたり、褒められたりしたら、悪く思う人はいないものです。
私は初めての打合せの際、かなり会話がはずみました。(と、思っているのは自分だけ。。。ではないはずです。)
〇どんな会社か
〇会社全体としてどのような事業をしているか、
〇その中で自分がこれから行く所は何を作っているのか
〇有名な製品は何か

調べられることにも限界はあると思いますが、しっかり準備しておいた方がいいでしょう。

通勤ルートの確認
「そんなの会社が通勤費を計算する際に確認するから、わざわざ自分で考える必要ないでしょ!」と、言わず一度ちゃんと調べた方がいいです。
会社は計算しやすいルートで交通費を計算するだけで、当然ながらそこまで深くは考えていません。
がっつり調べると意外な発見があるものです。

私の経験では下記のケースがありました。
〇会社指示の乗る駅が確かに一番家から近いですが、会社とは反対方向でした。
少し家から遠くなりましたが、会社方面に進んでから乗れば一駅分安く電車に乗ることができました。
(一日は大した額ではないですが、これが半年になると意外と大きいです。)

〇定期券を買うより1日一定区間の乗り放題チケットを購入した方が、土日などの休日を考慮した時半年分の交通費を安くすることができました
た。

2つ目は私も最初知らなかったのですが、派遣先の人に教えてもらえました。
先人の知恵には驚かされます。
ケチくさいと思うかもしれませんが、どうせ同じ通勤ルート。
金額を多めに出して通うなんて馬鹿げた話だと思います。
一度ちゃんと調べましょう。


働き始めてからの準備



次に働き始めてからどんな準備をしたかご紹介します。

リストの作成
働き始めた時、まず私はEXCELで色々とリストを作っています。
例えば、今回私が作ったリストは下記のリストです。
〇To do
最初の内は仕事多くないんで必要ないですが、後々仕事が多くなれば管理のために必要になるはずです。。
内容や期限、依頼日や依頼先などまとめています。
私はメールで依頼された時はメールを受け取った日と時間まで書くようにしています。
(メールを探す時に便利なので。)

〇名簿
課外だけでなく課内もまとめ、連絡先だけでなく、会話の中で聞いた情報も盛り込んでます。
記録しておくことで人のこと覚える助けになりますし、会話の中の話は今後の話のネタになります。

〇イントラ(ツール)リスト
業務上使うことになるイントラやツールは多いものです。
整理しておかないと、どれが何で、何に使うのか、アドレスはどこか、など混乱することになります。
そのため名称や用途、アドレスをリストにまとめています。

〇見聞きした知識の整理表
最初、私はノートにメモしていました。
しかし、ノートだと後で調べる時にどこを見ればいいのかわからなくなり、実用的ではありませんでした。
そこで、今ではEXCELにまとめ、必要時に検索すれば一発で見つかるようにしています。
ちなみにこれは「自分で作ることが大事」なことだと思っています。

以前は一度聞いた言葉も、しばらくすると完全に頭から消えていることが多くあったんです。
そこで、わからない言葉などが出てきた時まずは作ったリストで検索するクセをつけました。
すると「あ、この言葉。前にも聞いたことあるんだ。何回同じ言葉を調べているのか。。。」という気持ちになります。
特に自分で作っているから、余計に同じ言葉を調べている自分に対し悲しくなります。
そうすると言葉が頭に定着しやすくなりました!

他にも必要なリストがあれば、その都度準備するようにしています。
なにせ、EXCELでリストを作るのは、頭の中を整理するのに有効です。


資料の整理方法の確立
仕事中、作らなければいけない資料、見なければいけない資料等、たくさんの資料にふれることになります。
そこには当然ながら業務をする上で必要な情報が記載されているのですが、必要な時にすぐ適切な資料を準備できるようにしておかなければ、円滑に業務を進めることができません。
そこで私は案件毎、日にち毎、部品毎などいろいろ資料を細かく分けて保管するようにしています。
紙でも保存するのですが、基本はデータとしてフォルダをいくつか作って保存しています。
紙で保存する時は、持ち運びたい時にキングファイルに挟むためぐらいですね。

これについてはメールも同様に実施しています。日にちでも分けますが、どちらかと言うと案件重視で分けています。
色々細かく分けすぎると、「まとめられる案件もあるから、そこまで細かくする必要はない」と言う意見もあると思います。
ですが、私はまとめられる案件が出てきた時は、ただフォルダをまとめればいいと考えています。
フォルダをまとめる作業は簡単ですが、逆は違います。
一度一つにまとめたフォルダを、「もう少し細かく整理したいから」と分けようと思っても、一つ一つ資料に目を通す必要があることから大変な作業になるはずです。
そうすると、なんでもかんでも一つのフォルダにまとめることになり、最終的に整理が行き届かず「いろいろな資料が入っている、必要な資料が準備できないフォルダ」ができるのではと考えています。
(以前、私もこれで失敗しました。)
面倒かもしれませんが、私は「資料は細かく分けること」をお勧めします。


どのような業務か、全体の工程としてどうか
自分の業務における立ち位置と言うのは、必ず理解しておく必要があります。
理解しておけば、「自分がなにをすればいいか」がわかり仕事を覚える助けになります。
また、自分の担当外の仕事にまで手を出し、後でやっかいなことになることも避けれます。
自分の仕事の立ち位置が分かれば、他の人たちの立ち位置もわかるようになります。
すると、わからないことがあった時に誰に聞けばいいのか、すぐに判断できるようになりました。


さいごに



今回は「あくまで私の場合」としてご紹介しましたが、当然ながら各々準備のやり方があるはずです。
なので、当たり前ですが「これが正解!」と言うつもりはありません。
皆さん独自の「仕事の準備の正解」を見つけて頂ければと思います。
今回の私の経験が皆さんのご参考になればうれしく思います。


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